Caso práctico: pyme 100% soberana por menos de 100€/mes

Una gestoría, doce personas y un auditor que hizo la pregunta incómoda

Esta es la historia de una gestoría en A Coruña. Doce personas. Contabilidades de más de doscientos clientes. Nóminas, declaraciones de IVA, cierres fiscales, documentos con datos personales y financieros en cada carpeta.

Llevaban años trabajando con Google Workspace. Funcionaba bien. Nadie se quejaba. Hasta que un auditor externo, durante una revisión de cumplimiento normativo, hizo una pregunta sencilla: "¿Dónde están almacenados los datos fiscales de vuestros clientes?"

La respuesta era Google Drive. Es decir, servidores de Google en algún lugar del mundo, sujetos a la jurisdicción estadounidense. Como vimos en el artículo sobre la CLOUD Act, eso significa que una orden judicial en Estados Unidos puede obligar a Google a entregar esos datos sin que ni la gestoría ni sus clientes se enteren.

El auditor no dijo que fuera ilegal. Dijo que era un riesgo documentable, y que si algún cliente lo preguntaba, la respuesta no iba a ser cómoda.

Eso fue suficiente para empezar a buscar alternativas.

El punto de partida: qué pagaban y qué riesgos asumían

La gestoría tenía una configuración bastante típica. Google Workspace para correo, calendario y documentos. ChatGPT Teams para cinco personas del equipo que habían empezado a usarlo para resumir documentos, redactar informes y analizar balances. Y almacenamiento extra en Google Drive porque 2 TB por usuario se quedaba corto con el volumen de documentación fiscal que manejan.

Los costes mensuales eran estos:

Casi 4.300 euros al año. No es una barbaridad para una empresa de doce personas, pero tampoco es poco. Y el problema no era solo el precio.

El problema real era triple. Primero, los datos fiscales de más de doscientos clientes estaban en servidores estadounidenses, expuestos a la CLOUD Act y FISA 702. Segundo, cinco empleados estaban usando ChatGPT con datos financieros de clientes, algo que como vimos en el artículo sobre IA y privacidad tiene implicaciones serias bajo el RGPD. Tercero, toda la operativa dependía de un único proveedor: si Google cambiaba precios, condiciones o formato, la gestoría no tenía alternativa inmediata.

La migración: qué se cambió y por qué

No fue una decisión de un día. Llevó unas semanas de análisis, y la migración en sí se ejecutó en un mes. Lo que se hizo fue sustituir cada pieza del stack por una alternativa europea, siguiendo las opciones que describí en el artículo sobre alternativas europeas a Google Workspace.

La lógica era simple: un único sistema (Nextcloud) sobre infraestructura europea (OVH), con todas las funciones integradas. Nada de pegar seis herramientas distintas. Un solo punto de acceso, una sola gestión, una sola jurisdicción.

Los números: cuánto cuesta después

Aquí es donde el caso se vuelve interesante. Porque la soberanía digital no solo no cuesta más, sino que en este caso salió bastante más barata.

Hay que explicar cada línea para que los números tengan sentido.

El software es gratuito. Nextcloud Community Edition no tiene coste de licencia. Collabora Online, lo mismo. Son software de código abierto. No pagas por el programa, pagas por la infraestructura donde lo ejecutas.

La infraestructura es barata. Un VPS en OVH con 8 GB de RAM y 4 núcleos cuesta unos 7 euros al mes. Eso es suficiente para doce usuarios trabajando con correo, calendario, documentos y chat. El almacenamiento S3 para los archivos pesados sale a 0,007 euros por gigabyte al mes. Trescientos gigas cuestan dos euros.

La IA no requiere ChatGPT. Como explicamos en el artículo sobre IA soberana, existen modelos de código abierto que se pueden ejecutar en infraestructura europea a través de endpoints de API. Para el uso que le daba la gestoría (resumir documentos, redactar borradores, analizar datos), el coste real de las llamadas API ronda los 5 euros al mes para doce usuarios con un uso moderado.

El servicio gestionado es la variable. Si no tienes a nadie interno que se encargue de las actualizaciones, los backups y la resolución de incidencias, necesitas a alguien externo que lo haga. Eso cuesta entre 50 y 80 euros al mes, dependiendo del nivel de servicio. Si tienes una persona de IT en el equipo (o un proveedor que ya te lleva otras cosas), ese coste puede ser cero.

El coste de migración fue puntual: entre 150 y 300 euros por la transferencia de datos, la configuración del correo y la formación al equipo. Se paga una vez.

El ahorro

Hagamos las cuentas:

• Antes: 354 euros al mes (4.252 euros al año)
• Después: 65-95 euros al mes (780-1.140 euros al año)
• Ahorro anual: entre 3.100 y 3.470 euros

Incluso contando el coste puntual de migración, la inversión se recupera en el primer mes.

Lo que ganaron más allá del ahorro

El dinero fue lo que convenció a la dirección, pero lo que cambió el día a día fue otra cosa.

Cumplimiento RGPD por diseño

Todos los datos están en OVH Francia (o España, según el datacenter que elijas). Sin intermediarios estadounidenses. Sin exposición a la CLOUD Act. Cuando el auditor volvió a preguntar dónde estaban los datos, la respuesta fue: "En un servidor europeo que controlamos nosotros." Fin de la conversación.

IA sin riesgo legal

Los cinco empleados que usaban ChatGPT para analizar documentos de clientes ahora hacen exactamente lo mismo, pero con un modelo que se ejecuta en infraestructura europea. Los datos nunca salen de la UE. No alimentan el entrenamiento de ningún modelo externo. La gestoría puede demostrar ante cualquier regulador que sus flujos de IA cumplen con el RGPD y con el AI Act.

Además, el sistema usa RAG (Retrieval Augmented Generation) sobre sus propios documentos internos. La IA consulta los procedimientos, calendarios fiscales e históricos de la gestoría para dar respuestas contextualizadas. Es como tener un asistente que conoce la empresa, pero sin que esos documentos salgan del servidor.

Sin dependencia de proveedor

Nextcloud es software libre. Si mañana quieren cambiar de OVH a Hetzner, o a otro proveedor europeo, migran sus datos y listo. No hay conversión de formatos, no hay lock-in, no hay sorpresas. Los documentos están en formatos abiertos (ODF). El correo es IMAP estándar. Todo es portable.

Control real sobre los datos

La gestoría tiene backups que controla ella. Sabe exactamente en qué servidor está cada archivo, quién tiene acceso y cuándo se modificó por última vez. Si OVH desapareciera mañana (cosa improbable, pero la pregunta es válida), tienen sus copias de seguridad en un segundo proveedor europeo. Con Google, tu backup es... Google.

Auditoría limpia

Cuando un cliente o un regulador pregunta sobre el tratamiento de datos, la gestoría puede enseñar exactamente dónde está cada byte, bajo qué jurisdicción opera el servidor, quién tiene acceso y qué políticas de retención aplican. No depende de lo que diga un DPA de una empresa estadounidense. Es su infraestructura, sus reglas, su documentación.

Lo que costó esfuerzo: ser honestos

Si solo te cuento las ventajas, te estaría vendiendo humo. La migración tuvo sus fricciones, y es importante que las conozcas.

La curva de aprendizaje

El equipo tardó entre dos y tres semanas en sentirse cómodo con Collabora en lugar de Google Docs. La interfaz es diferente. Algunas cosas están en sitios distintos. No es difícil, pero tampoco es invisible. La primera semana hubo preguntas constantes. La segunda, esporádicas. La tercera, ya casi ninguna.

La deuda documental

Tres hojas de cálculo críticas tenían macros complejas que no funcionaban en Collabora. No fueron muchas, pero eran importantes: una plantilla de conciliación bancaria, un cuadro de amortizaciones y un generador de informes trimestrales. La solución fue reescribir esas tres (llevó dos días de trabajo). El resto de documentos funcionó sin cambios.

Es un problema real, pero conviene ponerlo en perspectiva: de los cientos de documentos que tenía la gestoría, solo tres necesitaron adaptación. Y una vez reescritos, funcionan mejor porque ya no dependen de un formato propietario.

La experiencia móvil

La app de Nextcloud para el móvil funciona. Puedes acceder a tus archivos, ver el calendario, leer el correo. Pero no tiene el nivel de pulido de las apps de Google. La sincronización es algo más lenta, la interfaz es más utilitaria. El equipo se adaptó rápido, pero si alguien espera la experiencia exacta de Google Drive en el móvil, va a notar diferencias.

La resistencia al cambio

Algunos empleados preguntaron, con razón, por qué había que cambiar algo que funcionaba. La respuesta del auditor fue suficiente para los responsables de la empresa, pero para el equipo operativo lo que funcionó fue una sesión de formación de dos horas donde se explicó el porqué (riesgo legal, RGPD, datos de clientes) y el cómo (aquí tienes tu nueva bandeja de entrada, así subes un archivo, así compartes un documento). Sin drama. Pero hay que hacerlo.

El ángulo Galicia: ventajas de migrar desde aquí

Si tu empresa está en Galicia, tienes un contexto que facilita este tipo de migración.

Cidade das TIC ofrece asistencia técnica gratuita para la transformación digital de pymes. No es teoría: son personas que te ayudan a evaluar opciones y planificar la transición.

Los programas IA360 del Igape incluyen subvenciones y acompañamiento técnico para la adopción de tecnología. Una migración a infraestructura soberana encaja perfectamente en estos programas.

La AESIA está en A Coruña. Tener la Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial en tu ciudad no es solo simbólico. Significa proximidad a los profesionales que definen el marco regulatorio de la IA en España. Cuando necesitas orientación sobre cumplimiento, la tienes cerca.

La Ley 2/2025 de impulso de la inteligencia artificial en Galicia no es una barrera regulatoria. Es un marco de apoyo que incluye acceso a infraestructura, formación y un ecosistema creciente de talento técnico alrededor del CESGA y la Cidade das TIC.

Migrar a una nube soberana desde Galicia no es nadar contracorriente. Es surfear una ola que ya está formándose.

Lo que viene después: cierre de la serie

Este es el sexto y último artículo de la serie sobre soberanía digital para pymes. Hemos recorrido un camino largo:

1. Empezamos entendiendo qué es la CLOUD Act y por qué afecta a tu empresa, aunque no tengas nada que ocultar.
2. Analizamos dónde duermen realmente los datos de tu pyme y qué implica que estén en servidores bajo jurisdicción estadounidense.
3. Repasamos las alternativas europeas a Google Workspace y Microsoft 365, con nombres, precios y comparativas reales.
4. Hablamos de IA y privacidad: qué pasa cuando tus empleados usan ChatGPT con datos de clientes, y por qué las multas ya están cayendo.
5. Exploramos qué significa una IA soberana para tu empresa: modelos abiertos, infraestructura europea, datos que nunca salen de tu control.
6. Y hoy hemos visto un caso práctico completo: una pyme de doce personas que migró todo su stack a una nube europea por menos de 100 euros al mes, ahorrando más de 3.000 euros al año y eliminando su exposición al riesgo legal.

La conclusión no es que todo el mundo deba migrar mañana. La conclusión es que la soberanía digital no es paranoia, es una decisión de negocio. Tiene números. Tiene alternativas maduras. Y tiene un marco legal europeo que cada vez empuja más en esta dirección.

Si estás considerando una migración similar, o simplemente quieres entender qué opciones tiene tu empresa, me encantará tener una conversación. Sin discurso comercial. Solo una conversación honesta sobre qué tiene sentido para tu caso concreto.

Y si quieres seguir recibiendo contenido como este, donde cuento cosas que he visto funcionar (y fallar) en empresas reales, suscríbete a la newsletter. Es donde comparto primero lo que después publico aquí.